Sådan får du styr på din indbakke

Nu vil jeg invitere dig en tur ind i min indbakke. Ligesom mig, arbejder du måske i din mailbox hver dag. I perioder får jeg rigtig mange e-mails, og det har ofte resulteret i rod, et mistet overblik og indimellem stress. Så i en rastløs stund for år tilbage, stødte jeg på en artikel om ‘rengøring i indbakken’. Jeg har siden da testet og fundet ud af hvad der virker for mig, og har samlet en lille guide herunder, som kun består af 2 steps.

Princippet er en version af Zero Mailbox, som du kan læse mere om her. Det går kort fortalt ud på, at have nul e-mails i indbakken.

Step 1: 

Opret to mapper: ‘Action’ og ‘Arkiv’.

Step 2:

Tag stilling til din mail med det samme.
Skal den slettes, gemmes eller skal der tages action på den? Tag en beslutning første gang du læser mailen.

• Skal der tages action?
  

  – Tager det under to minutter at besvare mailen, så gør det med det samme uanset hvor vigtig den er.

  – Skal opgaven uddelligeres til en anden, send den straks videre.

  – Er der behov for, at du sætter tid af til mailen, flyt den til din Action-mappe, som automatisk bliver din huske- eller to-do liste. Andre har oprettet en mappe til hver dag i ugen, så de ved hvornår der skal tages action på en gældende mail. Jeg ved også, at nogen foretrækker at have en mappe der hedder “opfølgning”, men det fungerer ikke så godt for mig. Jeg får ikke tjekket alle mapperne.

• Skal mailen slettes?
  Slet mailen med det samme, hvis du ikke har brug for den (Ekstra tip: Er det en ligegyldig reklame-mail, så sørg for at unsubscribe en gang for alle, så du ikke skal gentage sletningen).

  Vær god til at slette. Du kan som regel altid finde din mail igen i papirkurven (vær dog opmærksom på, at du kan have en indstilling, der automatisk tømmer din papirkurv f.eks. hver 3. måned)

• Skal den gemmes?
  Smid den i Arkiv. Søgefunktionen i Microsoft Outlook virker upåklageligt, så du kan nemt finde en specifik mail ved at søge. Jeg synes det er rart, at man ikke skal lede i forskellige mapper efter en specifik mail. Det har før forvirret mig.

Andre råd:

• Jeg forsøger ikke at tjekke min indbakke den første time. Jeg kender mig selv – og ved hvordan den gang på gang har forstyrret de planlagte opgaver. 
• Undlad lyd og notifikationer på din telefon og evt. også i din mailbox.
• For mig dur det ikke at arbejde fra sengen, sofaen eller hængekøjen. Jeg er mere produktiv og målrettet, når jeg sidder ved et ordenligt bord og stol. 
• Til sidst vil jeg endnu engang anbefale dig at unsubscribe de nyheds-mails du gang på gang sletter. Det er spild af tid.

Har du gode tips til hvordan man holder orden i indbakken, må du meget gerne dele.

God oprydning!